工作流簡介
一、概述
每個企業都有一組流程，其中包含一系列活動（可以細分為任務）。這些活動相互之間具有邏輯順序或因果關係，最終會對內部成員或外部客戶產生輸出，如產品的開發過程、生成和製造過程等。
除了業務流程之外，還有風險控制的審核流程，例如採購審核、請假審核等。
工作流為業務流程和審核流程提供了自動化的流程模型。透過分析拆解後的流程中的活動，使用者可以定義工作流中的任務、角色和規則並執行和監控，減少重複的手動操作，提高效率。
二、工作流的組成
工作流由觸發器和多個操作節點組成。觸發器是進程的開關。工作流依賴多個操作節點來完成各種任務。
一個簡單的工作流模型：
當有新的工單時，根據問題類型指派不同的負責人跟進工單。
觸發器：當建立或更改工單時。
自動動作1（邏輯分支）：設定購買查詢和使用查詢兩個分支。
自動動作2（更新資料）：每個分支下對應的動作，修改負責人的欄位。
三、工作流的功能
工作流是一種新型的業務流程管理（BPM）工具，與傳統的BPM相比，它具有以下特點。
- 它完全運作在網路上，可以連接外部資料來源。
- 創建和維護的過程更加友好，不需要困難的IT知識。
- 它強調自動觸發和執行。
可以透過工作流解決的資訊科技問題包括：
資料自動處理
- 當資料變化滿足條件時，新增或修改其他工作表中的資料。
- 當達到設定時間時修改某些資料中的資料。
業務流程審核
- 銷售訂單、項目變更等審核
- 請假、物品領取等審核
通知內部和外部人員查看或填寫資料
- 發送系統訊息通知內部成員查看或修改資料變更。
- 透過電子郵件或簡訊將資料發送給外部用戶以供查看或修改。
來自外部系統的介面資料
- 將工作表中的資料推送到外部系統。
- 主動或被動取得外部系統中的資料並將其寫入或更新到工作表中。
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