跳到主要内容

外部门户

概述​

外部门户用于管理需要参与特定业务协作的外部用户（如供应商、客户、合作方），支持在线自助注册、登录和数据操作。常见应用场景包括：

  • 供应商、招投标管理
  • 客户工单管理
  • 会员信息管理
  • 厂区和送货司机管理

相比常规账户，外部门户具备以下优势：

  • 注册登录简便：支持手机/邮箱验证码快速注册，登录方式包括验证码、密码、微信扫码(即将支持)。
  • 界面简洁：外部用户仅可操作当前应用，协作、消息、通讯录等内部模块完全隐藏。

外部门户的配置和使用​

示范场景​

本文通过《客服工单》应用演示外部门户的完整配置和使用流程。预期实现的功能：

  • 外部用户快速注册登录。
  • 用户可提交和修改工单。
  • 工单变更时自动通知用户。

启用外部门户功能​

进入应用的 【用户】 模块，点击右上角【启用外部门户 按钮。

关闭外部门户​

在【门户设置】> 【基础设置】 中， 点击右下角【关闭门户】，关闭后外部用户无法访问。

自定义门户访问链接​

外部门户的默认访问链接为 域名/应用ID，可将应用 ID 部分替换为自定义后缀。

自定义链接的规则：

  • 仅支持自定义链接后缀，前面的域名不支持修改
  • 只能输入数字、字母、中划线
  • 不能以中划线开头或结尾
  • 至少包含 4 位字母或数字
  • 不能重复
  • 设置自定义链接后，默认链接依然可用

启用后，在门户设置中可获取外部门户的注册/登录链接和二维码。

提示：注册和登录共用同一入口，首次登录即为注册。

自定义登录界面​

进入【门户设置】 > 【自定义登录界面】，配置页面名称、LOGO、布局、背景图或背景色。

  • 手机端效果：

  • PC 浏览器效果：

布局提示

左右结构仅在 PC Web 端有效，手机移动端始终为居中布局。

设置门户显示名称​

应用名称对内部使用，不一定适合对外部用户展示。例如应用《客服工单》中仅开放用户反馈表给外部用户，则可将门户名称单独设置为用户反馈，避免概念混淆。

内部成员和外部用户视角对比：

配置注册和登录方式​

  • 注册账号：支持手机号和邮箱作为登录账户名
  • 登录方式：支持验证码、密码、微信扫码三种方式

验证码登录​

每次登录均通过验证码验证身份。首次登录时若用户未注册，系统自动根据手机号或邮箱创建账户并登录。

前置条件： 必须完成短信签名设置

密码登录​

用户注册后，可进入个人中心设置登录密码

微信扫码登录​

本功能即将上线。

组织后台绑定微信服务号后，用户可通过微信扫码授权直接登录，同时支持 PC 端扫码。

是否要求用户先关注服务号

启用此选项后，用户首次扫码授权时会被引导先关注服务号，再完成登录。

启用用户协议和隐私条款​

根据业务实际需求编写协议内容，上传后用户在注册或登录时需同意。

启用登录两步验证​

启用后，用户通过账号密码或微信扫码登录后，需进行额外的验证码验证才能完成登录。

限制注册时间段​

可设置一个时间段，仅允许在此时间段内进行注册。

启用 7 天免登​

启用后（默认状态），用户登录 7 天内无需重复输入账号密码。关闭此选项后，外部用户每次登录都需重新验证。

要求绑定手机号和邮箱​

启用后，用户必须绑定手机号和邮箱才能进入应用。例如用户通过手机号注册，登录后仍需继续绑定邮箱。

通过配置不同的注册方式、登录方式和默认角色，可生成多条个性化链接，满足不同用户群体的需求。

例如中国用户习惯手机号 + 密码/微信登录，海外用户习惯邮箱 + 密码登录，可为两类用户分别创建登录链接。

链接中配置的注册/登录方式必须已在【门户设置】 > 【基础设置】中勾选。

设置访问权限身份​

由于链接和二维码易于传播，需根据业务需求设置访问权限。支持三种身份类型：

  • 任何人：获取链接的用户无需审批即可注册并访问
  • 通过审核的用户：新注册用户需管理员审核，通过后短信通知
  • 仅定向邀请的用户：仅被邀请的用户可注册访问，支持逐个邀请或批量导入

配置记录讨论的可见性​

  • 不允许讨论：外部用户查看记录时无消息评论功能
  • 允许讨论 - 可见全部讨论：内部和外部用户共用一个讨论区
  • 允许讨论 - 不可见内部讨论：分为内部和外部两个讨论区，外部用户仅可见自己的讨论

外部用户看到的讨论区：

手机端效果：

注意事项：

  • 表单配置的【更多设置】>【功能开关】中如果关闭或设置了记录讨论的范围，此处将同样遵守该设置。

  • 首次将可见全部讨论切换为不可见内部讨论时，系统自动将历史讨论转移至内部讨论区，外部用户无法查看

新讨论消息通知设置​

当外部用户被 @或直接回复时，因其无法通过 APP 接收消息，需通过微信、短信或邮件自动通知。

  1. 启用新讨论通知：进入【基本设置】 > 【通知设置】，启用【有讨论消息时（被提到、被回复）通知外部用户】。启用后系统会创建一个待配置的工作流，点击【编辑工作流】开始配置。

  2. 配置通知工作流：触发节点无需配置，当有新讨论涉及 @ 或回复外部用户时自动触发。根据通知渠道需求添加对应的通知节点。也可以通过集成 API 的方式向用户发送通知。

  3. 发布工作流：配置完成后点击【发布】启用流程，然后在应用中打开一条记录的讨论，@一个外部用户进行测试。

新用户注册通知​

  • 新用户注册、激活时通知管理员：以站内系统消息方式通知管理员
  • 审核结果短信通知外部用户：审批通过或拒绝时，向注册用户发送短信

收集用户信息​

若需在注册时收集用户的姓名、公司、职位等信息，用户首次登录后需填写这些信息才能完全激活账户。

配置信息收集字段：

进入【门户设置】 > 【信息收集】→ 勾选需要收集的字段。

  • 姓名字段（文本类型）默认不收集，若需收集则设为必填
  • 可添加其他类型字段，支持排序和删除
  • 这些字段仅作用于当前应用，不同应用可配置不同的收集内容
  • 用户若中途关闭页面未完成填写，账户状态为未激活；若启用了审批，用户需重新登录并填写后才进入待审批状态

用户首次登录后的信息填写效果：

将扩展信息用作权限标签​

将用户列表中的某个关联字段配置为权限标签，可实现用户权限的动态扩展。详见权限标签扩展

消息和通知设置​

外部门户的验证码、邀请、审批结果等通知通过短信或邮件发送。进入【门户设置】 > 【消息设置】 → 配置签名、内容、发件人等。

短信通知​

  • 签名配置：短信信签名显示在内容开头，每条短信自动添加，限 20 字以内。

    • 自定义签名：需组织管理员在组织后台添加并完成实名登记后才可选用
    • 平台签名：若无可用自定义签名，可选用平台签名

    不同签名发送的内容不同，点此查看区分列表。

  • 短信内容配置

    • 登录验证码短信：内容格式固定为 【签名】您的登录验证码为：XXXX，请勿泄露或转发他人，不可修改
    • 邀请注册短信：内容可自定义
    • 审批结果通知短信：内容可自定义
    • 注意：由于运营商政策限制，发送内容如果包含平台链接(勾选【包含链接】)，签名会自动切换为平台签名。

计费优化

如果短信中需要门户链接，可以自定义链接后缀，然后将自定义链接复制到通知内容中，减少短信计费字数。

邮件通知​

发送邮件通知的场景主要有:

  • 外部用户注册、登录时的验证码
  • 设置密码时的验证码
  • 邀请外部用户注册
  • 外部用户审核结果（通过/拒绝）的通知

点击邮件设置可以设置邮件的主题和内容：

审批流转详情展示​

启用允许查看审批流转详情后，外部用户在记录中可查看审批进度（仅支持通过发起审批流程实现的审批）。

用户看到的审批进度：

屏幕水印​

启用后，外部用户界面显示配置的水印内容，支持姓名、手机号、邮箱及自定义内容。

允许外部用户修改账号信息​

关闭允许外部用户修改账号信息后，外部用户无法修改绑定的手机号和邮箱。

允许外部用户修改扩展信息​

关闭允许外部用户修改个人扩展信息后，外部用户无法修改个人扩展信息。

配置名片显示内容​

内部用户查看外部人员信息时需显示其角色以便快速识别。为防止信息泄漏，外部用户之间通常限制互见手机号、邮箱等敏感信息。

进入【门户设置】 > 【名片配置】，分别为组织内用户和外部用户配置可见的信息。

二、外部用户管理​

配置外部用户角色和权限​

外部用户的角色权限与内部常规成员角色配置分离。

外部角色的特点：

  • 外部用户仅能加入一个角色
  • 外部用户角色不支持直接添加人员，需通过分配角色方式管理用户

外部角色关联操作：

  • 设置默认角色：设为默认角色后，新注册用户自动分配到该角色，用户注册后可在用户列表中调整角色。

  • 与常规角色互相复制：常规角色和外部门户角色配置相同，因此支持互相复制。

邀请外部用户​

若不允许公开注册，可定向邀请或批量导入外部用户。

具体的邀请方式

  • 单人/少量邀请：点击【邀请用户】直接邀请。若不勾选 [发送通知]，发布时将不发送短信或邮件提醒。

  • 大量/批量邀请：下载模板，填充用户数据后上传导入。

配额与费用说明：

  1. 免费版和付费版均赠送 100 个外部用户名额，超出需购买。停用和注销状态的用户不占用名额。
  2. 邀请中国大陆手机号的费用直接从组织信息点扣除，发送至港澳台/国际短信，需组织集成国际短信服务。

外部用户信息管理​

查看外部用户信息​

支持多个维度在列表中快速定位用户：

  • 角色筛选：按外部用户角色进行分类过滤。
  • 状态筛选：按正常、停用、未激活三种状态筛选。
  • 字段搜索/筛选：按系统字段和自定义收集字段进行精确检索。
  • 列显示设置：自定义选择在用户列表中显示的系统或收集字段列。

编辑外部用户信息​

快捷编辑：点击用户行右侧的 【操作】 按钮，可直接完成以下微调：

  • 调整用户角色
  • 修改用户状态（正常/停用/注销）

侧边栏编辑：点击用户行任意区域打开详情弹窗，可编辑用户自定义字段和调整状态、角色。

查看用户微信 OpenId​

用户列表可显示用户绑定的微信 OpenId。若为空，表示该用户未授权微信登录，仅通过手机号/邮箱登录。

若列表中未显示 OpenId 列，可通过【列显示】设置打开。

导出外部用户​

  • 按角色导出：选择角色后点击列表上方【导出】图标，导出该角色下的所有用户数据
  • 按选中用户导出：勾选具体用户后点击【导出】按钮，导出所选数据

批量修改用户状态或删除用户​

系统支持对外部用户进行启用、停用、注销（删除）、取消邀请并移除、重新邀请等批量状态操作。勾选目标用户后可进行一键修改，列表中支持直接对 状态列 进行条件筛选。

外部用户本人也可主动注销账户。

用户审批和免审名单​

若访问权限设为审核通过的人，新用户注册后需管理员审批。也可提前设置免审名单，注册用户自动通过审批。

审批操作​

进入 待审核 用户列表，管理员可针对申请人进行单个或批量的 通过与拒绝操作。

设置免审名单​

进入外部门户用户页签中的 [待审核] 列表 → 点击 [免审设置] → 切换为 [开启]。配置完成后，系统会对新注册用户自动匹配并放行。

不需要免审功能时，切换为关闭即可。

免审名单配置包含以下三个步骤：

  1. 确定名单数据来源：支持 Excel 表格（首行必须是字段名称）和 应用工作表（可联动本应用或其他应用的数据源）两种形式。
  2. 配置字段映射：注册用户填写的信息必须与免审名单中映射的字段完全一致。若在 信息收集 中勾选了其他字段（如姓名、公司），此处需建立多字段复合映射；若未收集其他信息，仅映射手机号、邮箱即可。
  3. 维护免审名单：工作表来源的数据直接在对应源工作表中增删改即可实时生效；Excel 来源的数据支持在后台重新上传更新、追加或删除。

用户统计和日志​

在【外部门户】 > 【统计】页签中，系统提供直观的图表看板，支持查看外部用户的每日注册量、系统活跃访问量（PV）以及详细的安全登录日志和用户管理日志。

通过微信服务号推送消息​

记录数据变更时，除了短信和邮件，还可通过绑定的微信服务号向外部用户发送微信消息通知。

用户需先关注您绑定的微信服务号才能接收消息。

详见工作流配置指南

外部用户的操作​

个人信息设置​

外部用户登录后点击头像进入个人设置页面，支持以下操作：

  • 修改姓名：（注：只有管理员在 信息收集 中勾选了姓名字段，用户前端才允许自行修改；管理员亦可通过工作流中的 更新外部用户信息 节点强制更改）
  • 上传/更换头像
  • 修改绑定手机号/邮箱
  • 设置登录密码
  • 选择系统语言
  • 填写/更新扩展信息
  • 注销账户
  • 退出登录

界面和功能限制​

外部用户登录后仅能进入当前应用，用户将严格根据管理员为其分配的外部角色权限，在限定范围内查看特定的视图、进行增删改查操作。

外部门户用户不具备内部常规成员的协作套件、组织架构通讯录、动态、企业在线即时聊天（IM）等任何企业内部协同功能。

这篇文档对你有帮助吗？