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如何将Excel数据导入工作表

当工作表结构设计完成后，您可以通过导入 Excel 或 CSV 文件快速初始化数据或批量更新记录。

一、导入步骤(5步快速导入)​

  1. 导入操作入口

    在工作表顶部工具栏，点击【导入】图标，选择【导入 Excel】

  2. 上传Excel文件

    将文件拖拽至蓝色区域或点击上传。上传成功后点击下一步。

    • 文件限制： 小于10MB、小于20000行、小于200列；

    • 格式支持： .xls、.xlsx、.csv。

  3. 确认表头与预览

    选择一行作为表头，表头下方的数据作为内容将导入到工作表中（表头信息不会导入）。表头不能为空，如果两列之间有空的表头，则会导入失败。

  4. 建立工作表和Excel的映射关系

    将 Excel 的列名与工作表的字段进行对齐。

    自动匹配： 名称相同时系统会匹配字段。

    不导入处理： 若某字段不需要导入，在Excel列设置为“请选择”

  5. 确认导入

    直接点击【开始导入】，会将excel数据作为新数据行导入。 

二、导入特性配置​

1. 识别重复记录​

勾选"识别重复记录 "后，系统会依据您指定的“依据字段”（如工号、手机号等唯一标识）来判断 Excel 数据与工作表已有数据的关系，并提供三种处理方式：

  • 跳过： 根据“依据字段”的内容查询工作表，如果工作表已有匹配记录，则直接跳过这一行，如果不存在则作为新记录导入。

    • 依据字段支持选择的字段类型：文本、电话、邮箱、证件、自动编号、记录ID、成员(单选)。

    • 选择多个字段时需同时匹配("且"关系)，最多选择5个字段。

    • 适用场景：仅补充新数据，不触碰历史数据。

  • 覆盖： 若工作表已有匹配记录，则用 Excel 内容更新该记录；若无匹配，则作为新记录导入。

    • 适用场景：全量同步，确保工作表与 Excel 存档保持完全一致。

  • 仅更新、不新增记录： 仅更新匹配到的记录，用 Excel 内容覆盖原值。没有匹配的Excel数据将被忽略，不产生新记录。

    • 适用场景：仅用于修正或补充现有数据的信息，防止误导入无关的外部记录。

    点此查看详情

2. 跳过错误数据​

在导入时，如果某个字段不符合格式要求，或者应该必填的导入为空，那么这个字段就视为错误数据。

  • 如果勾选了跳过错误数据， 如发现有错误数据，则这一行整体跳过不导入

  • 如果没有勾选，则这一行正常导入，仅错误数据字段导入空值，其他字段正常导入。

哪种错误会被当做错误数据？

有以下8种错误，在导入时您可以只勾选某几个。

例如，仅勾选邮箱

  • 如果发现邮箱格式不对，整行数据都不导入,
  • 如果发现其他类型的错误数据，则此数据导入空值，其他字段正常导入。

3. 导入触发工作流​

新增记录或更新记录时触发的工作流，有时仅仅需要在单条记录操作时需要触发，批量导入时不需要触发工作流，那么不勾选这个设置即可。 例如，《订单》表中，工作流设置的是新增记录时触发工作流进行审批。我们在初始化时可能会导入历史订单，这时就不需要触发工作流了，不勾选触发即可。

不勾选触发工作流时，如果有工作流是“按日期字段触发”，导入的当天也不会再触发流程，第二天的流程可正常触发。例如，工作流是按创建时间1小时后触发，导入时不触发工作流，那么当天23点前导入的工作表不会触发工作流（触发时间是在0点前）， 23点后导入的，按流程设定是0点后触发，那么会正常触发的。

4. 保存导入配置​

可以保存前面4步的配置，下次导入时就会默认配置好。

如果勾选了“不允许非管理员修改默认配置”，则普通成员不能更改配置，只能按照保存的配置进行导入，并且不会出现下面的配置项。

5. 允许新增选项​

如果Excel中要导入的内容，工作表中的选项字段没有此选择项，如果勾选，则会将此内容添加为一个新选项。

6. 关联表​

导入时可以自动建立和其他表记录的关联关系。例如，导入联系人时，有个公司的字段，如果公司已经在《客户公司表》中存在，那么可以自动关联到对应的公司记录。
点此查看使用详情

三、导入结果提示​

1. 导入成功​

成功后会有以下提示 

2. 导入失败​

如果有数据未能正常导入，会有结果提示，并能下载到文本格式的错误报告。

3. 导入日志​

导入消息中，导入的XX数据， 是指新增记录数+更新记录的行数。

如果您导入时有更新，但依旧需要知晓新增的行数，可以通过表日志查看。

四、导入规则​

1、不支持导入的字段​

  • 子表、公式、大写金额、定位、他表字段、汇总、签名、条码、签入、分段、备注

    以上字段任何人都不能导入数据。

  • 隐藏、新增时隐藏、只读三种属性字段

    这三种属性的字段，非管理员用户不能导入，应用管理员正常导入。

  • 因为角色权限控制，在新增时不可见的字段

    非管理员用户不能导入，应用管理员正常导入。

2、导入不支持字段默认值​

如果字段设置了默认值，导入时是不生效的，您可以直接在Excel中将默认值写好再导入。

3、导入文件的限制​

支持10MB以内的xls、xlsx、csv文件, 最大行数不超过 20000行，列数不超过 200列。如果超出限制，请拆分为多个文件上传。

4、多选、部门、成员、组织角色的导入​

多选、成员、部门、组织角色等支持导入多选项，请确保Excel字段中内各个选项之间用 “，” 英文逗号隔开。

部门字段不支持按部门层级路径导入，只会根据最低层级的部门名称去匹配导入，若需精确导入，可通过部门ID导入。

Excel中格式如下：

导入工作表的效果：

5、成员字段的导入​

  • 成员字段的依据匹配字段

    导入可以匹配字段，支持的匹配字段包括：姓名、手机号、邮箱、工号、人员ID

    这四个是通讯录的系统字段，因此可以根据此内容识别对应的账户。

  • 有重名怎么办

    • 如果是多选成员，按照名称导入，会将相同名字的全部导入

    • 如果是单选成员，不导入

    这种情况建议员工账号的姓名添加一个后缀来区分，同时也方便以后的协作中区分彼此。

    或者不重名的先导入进去，有重名的数据单独导入，导入时，成员字段的导入内容替换为手机号、邮箱工号、人员ID的其中一种，匹配的字段选择对应的字段即可。

6、地区字段导入规则​

导入地区字段时，Excel中省市县之间必须以“/”隔开，格式为：XX省/XX市/XX县，如：江西省/上饶市/铅山县，如填写的地区格式没有“/”，则会按照名称精准匹配。

例如，导入的内容如果是“河南省郑州市”，没有/，则会检验是否有一个叫“河南省郑州市”的省份，结果就是不会导入。

导入规则：

  • 1、首先看地区字段的层级配置（省-市-县），能够匹配后再导入。

  • 2、层级关系必须对应，例如河南省/青岛市 不会导入青岛市。

  • 3、省市县格式必须完整，例如XXX省/XX市/XX县。

    如果导入的是河南/郑州，则不会导入。

  • 4、四个直辖市的格式直接写XXX市/XX区即可。

导入的结果可参考下图

7、附件、图片的导入​

导入说明请参考

8、Excel文件格式建议​

  • 表格中仅仅保留要导入的字段。

  • 第一行尽量是列名（字段名），第二行起为要导入的数据。其他内容请删除

（图中姓名、手机号和邮箱都是随机生成的）

9、级联选择导入规则：​

  • 导入含【记录ID】时，按记录ID精确匹配

  • 导入文本时，若文本包含路径（如 上海/闵行区），取最后一段（闵行区）作为匹配值；若不包含路径，则全部文本作为匹配值

  • 级联选择为多选时，参考关联字段多选，进行逐个匹配

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