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從 Excel 匯入資料

設計工作表後，您可以從 Excel 匯入資料。

匯入資料時，您可以：

  1. 更新現有資料
  2. 關聯其他工作表中的資料

一、如何匯入資料​

1. 匯入資料​

在工作表中，按一下【...】 > 【從 Excel 匯入】

2. 選擇Excel文件​

您可以將文件拖曳到該區域，也可以按一下選擇文件並上傳。

  • 您可以上傳xls或xlsx格式的文件，不超過10MB，最多20,000行200列。
  • 您可以匯入多重選擇、部門（多重選擇）、成員（多重選擇）等多個選項的欄位。

3. 上傳文件​

4. 設定標題​

標題是 Excel 中的列標題，與欄位名稱相對應。選擇後，標題下方的資料將會匯入工作表中（標題行不會匯入）。標題不能為空，否則匯入會失敗。

5. 欄位映射​

左側是 Excel 中的列標題，右側是工作表中的欄位。需要將列與欄位進行比對（如果列標題與欄位名稱相同，則會自動比對；如果不同，則可以手動操作）。

如果列和欄位不匹配，直接點選【匯入】，Excel中的資料將會作為新資料匯入。

如果列標題仍為【請選擇】 ，則資料不會匯入對應的欄位。

6. 匯入資料​

6.1 辨識重複資料​

若勾選，在匯入資料之前，會根據您選擇的【符合欄位】檢查工作表中是否已存在該資料。如果已經存在，則需要選擇是否更新現有資料，或跳過它。

  • 跳過：根據您設定的【符合欄位】，如果工作表中已存在該資料，則跳過該資料；如果沒有，則將其匯入為新資料。
  • Override：用Excel中的資料覆寫工作表中的資料。如果該資料已存在於工作表中，則更新它；如果沒有，則將其匯入為新資料。
  • 僅更新（不創建新資料）：匯入時，僅更新現有資料。即使 Excel 中的某些資料在工作表中不存在，也不會以新資料匯入。

匯入資料時如何更新現有資料

6.2 跳過錯誤資料​

匯入時，如果欄位格式不正確，或必填欄位為空，則該欄位將被視為錯誤資料。

  • 如果勾選【跳過錯誤資料】，且存在錯誤資料，則將跳過整行而不匯入。
  • 如果不勾選，則資料有錯誤的欄位會以空值匯入，其他欄位則正常匯入。

關於錯誤資料：

有以下8種錯誤，匯入時可以檢查其中的一些。

例如，如果您檢查【電子郵件】，

  • 如果郵箱格式不正確，則不會匯入整行資料。
  • 如果還有其他錯誤資料，則將錯誤資料的欄位以空值匯入，其他欄位正常匯入。

6.3 匯入資料觸工作流​

對於新增或更新資料時觸發的工作流，有時只需要在新增或更新單一資料時觸發，而在批次匯入資料時不需要觸發。在這種情況下，您可以不選取【匯入將觸發工作流】 。

若不勾選【匯入將觸發工作流】，對於日期欄位觸發的工作流，匯入資料當天不會觸發工作流，隔天即可正常觸發。

6.4 儲存設定以供匯入​

您可以將前四步驟的設定儲存為下次匯入資料時的預設設定。

如果勾選【不允許使用者修改預設設定】，則普通會員無法修改設定，只能根據已儲存的設定進行匯入，看不到設定項目。

6.5 允許新選項​

對於要匯入的選項，如果工作表的選擇欄位中沒有該選項，如果勾選了【允許新選項】 ，則該選項將作為新選項新增。

6.6 關聯資料​

匯入時，您可以將資料與其他工作表中的資料關聯起來。

例如，匯入「聯絡人」表單時，有一個欄位「公司」 ，如果該欄位已存在於「客戶公司」表單中，則可以將它們關聯起來。

匯入資料時如何關聯資料

7. 匯入資料​

7.1 匯入成功​

將會出現以下提示和訊息。

7.2 匯入失敗​

如果有資料匯入不成功，也會有提示。您也可以下載文字格式的報告。

7.3 匯入日誌​

訊息中提到的匯入資料數是新資料數和更新資料數的總和。您可以在匯入日誌中查看詳細資訊。

二、資料匯入規則​

1. 無法匯入的欄位​

  • 子表單、公式、大寫金額、定位、他表欄位、匯總、簽名、條碼、分段和備註。

    即使應用管理員也無法將上述欄位匯入到資料中。

  • 具有【隱藏】 、【創建時隱藏】和【唯讀】屬性的欄位。

    對於具有這些屬性的欄位，只有應用管理員可以匯入資料。

  • 由於角色權限的原因，新增資料時不可見的欄位。

    對於此類欄位，只有應用管理員可以匯入資料。

2. 匯入資料時，欄位原來設定的預設值不可用​

您可以在 Excel 中設定預設值並匯入。

3. 匯入文件的限制​

  • 不超過10MB。
  • 採用 xls、xlsx 或 csv 格式。
  • 最多 20,000 列、200 欄。

4. 將資料匯入至欄位多選、部門、成員、組織角色​

您可以為此類欄位匯入多個選項。在匯入之前，請確保 Excel 中的選項以英文逗號分隔。

在 Excel 中：

在工作表中：

5. 匯入資料至成員欄位​

  • 成員欄位的匹配欄位

    它包括姓名、電話、電子郵件、工號和成員ID。

    以上四個是聯絡人的系統欄位，可以用來辨識對應的帳號。

  • 如果有同名成員

    • 如果成員欄位是多選的，則按名稱匯入，將會匯入所有同名的成員。

    • 如果成員欄位為單選，則不會匯入同名成員。

      建議在名稱中加入後綴，以便區分，也方便日後的協作。

      或先匯入不重名的成員，其餘的單獨匯入。匯入時，您可以選擇根據電話號碼、電子郵件、工號或會員 ID 進行匯入。

6. 匯入資料至欄位地區/城市​

匯入地區/城市欄位資料時，在Excel中，縣市、區鄉鎮必須用/分隔，如XX縣市/XX區鄉鎮。如果沒有/，則按名稱精確比對。

例如匯入“台北市/大安區”，沒有/，會檢查是否有一個縣市叫“台北市大安區”，則無法匯入。

匯入規則：

  1. 首先檢查欄位的設定，如果匹配則匯入。

  2. 縣市、區鄉鎮必須分別對應。例如，如果是台北市/大安區，則該區域不會匯入為竹北區，因為竹北區屬於新竹縣。

  3. 一定要寫完整，例如XX縣市/XX區鄉鎮。如果寫成台北/大安，則不會匯入。

  4. 四個直轄市寫為XXX市/XX區。

7. 匯入文件/圖片​

如何匯出/匯入文件和圖片

8. Excel文件​

  • 建議僅保留 Excel 中要匯入的欄位。
  • 第一行盡量是列標題（欄位名），第二行開始就是要匯入的資料。

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