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工作表的功能开关


有些功能需要部分用户才能使用,例如导入数据,可能只有管理员才能导入,普通用户只能逐条录入。有些功能可以仅限制在某个视图下才能使用,例如打印审批完成的记录,只能在“已审批”的视图下才能打印。通过功能开关功能确保了不同角色用户能够按需访问特定功能,既保障了数据的准确性与合规性,又提升了工作效率。

工作表的各项功能开关入口

功能可用性的三种范围设置

  • 功能关闭

    关闭状态下,所有用户都不可使用。

  • 指定角色可用

    对于开启的功能,可以指定所有用户可用,或仅系统角色用户可用

  • 指定视图下可用

    对于开启的功能,可以指定视图下才可用,或所有视图可用。

1、工作表的开关

显示创建按钮

如果关闭,任何用户不可见表中的创建按钮,但可以通过自定义按钮或关联记录来创建。

工作表讨论和日志

正常情况下,讨论和日志在同一个入口(讨论图标),进入后,可以切换讨论和日志。如果关闭讨论功能,入口直接显示为日志图标。如果日志也关闭,则不再显示图标。

从Excel导入数据 

关闭后或不可导入的用户,此按钮不可见。

回收站

关闭后,任何人不能使用回收站功能, 开启后,可以限制仅管理员/开发者/运营者才能使用,还是所有用户都可用。

不可使用时,工作表不会显示回收站入口。

统计

统计分为个人统计和公共统计, 结合可用角色,例如,使用是管理员之间可见公共的统计,普通角色成员仅可创建和查看个人统计。

2、视图下的功能开关

公开分享和嵌入链接

视图的公开分享和嵌入链接都在分享操作栏显示,两个功能都关闭后,视图下的分享按钮不可见。

功能关闭后,已经分享出去的链接失效。

导出

通过视图导出按钮可以导出视图下所有可见的记录。关闭后,视图导出按钮不可见。

注:批量导出功能和视图导出功能都可以导出视图下可见的记录。 如果不允许任何形式的导出,则两个地方都需要关闭。

批量操作

只有表格视图下支持批量勾选操作。批量操作包括:编辑、复制、删除、导出、打印二维码和执行自定义动作。

注:批量导出功能和视图导出功能都可以导出视图下可见的记录。如果不允许任何形式的导出,则两个地方都需要关闭。

快捷编辑

功能不可用时,以下功能不可用:

  • 在表视图下,可以快速点击单元格编辑字段内容。
  • 看板视图、层级视图和画廊视图下的记录卡片中可以快速编辑字段内容。

3、记录下的开关

记录的分享

记录的分享分为公开分享和内部访问链接的分享,都在分享按钮中显示。当两个分享功能都关闭时,记录中的分享按钮不可见。

复制、重新创建、打印、删除

  • 功能关闭时,在记录中的操作不可见。
  • 打印功能关闭时,如果没有配置word/Excel模板打印,打印按钮不可见。

记录讨论和日志

功能不可用时,下面入口不可见。

附件下载

功能不可用时,则无法下载附件、无法分享附件,无法将附件添加到知识中,预览附件时不能打印,仅可删除附件。 自己上传的附件不受限制。

4、审批

  • 审批系统字段

    功能可用时,操作人在视图上呈现流程名称、状态、节点负责人、节点开始、剩余时间、发起人、发起时间。

  • 审批流转详情

    功能可用时,操作人在打开记录详情页后,在右侧可以看到相关审批流程以及流转详情。

开启后的效果:

5、系统编号

“系统编号”为之前创建的工作表中用于生成序号的系统字段,每增加一条记录时自动+1,仅在工作流中可以使用此字段。如果你未使用过此字段,可以删除以提升在大数据量时的工作表性能。

2022.1.27之后创建的工作表已无系统编号字段,功能开关页面不会有此删除项。如果在这之前创建过工作表,会有此删除项。

如果需要配置绝对唯一字段,可以使用记录ID,也可使用自动编号字段


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