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公开表单

非内部应用成员可通过公开链接或二维码无需登录提交数据。在微信中提交时可读取微信身份，根据身份识别填写者，允许修改已提交的数据。

常用场景​

  • 公开收集报名信息、问卷调查、客户满意度
  • 客户通过链接提交工单

基础配置​

启用公开表单​

工作表设计完成后，进入工作表 > 【扩展功能】 > 【公开表单】，开启公开表单状态。

配置表单名称和说明​

设置公开表单在填写页面显示的标题和说明文字。

设置表单封面​

配置主题色、背景图片，选择是否显示二维码。

选择收集的字段​

  • 仅需将必要的字段添加到公开页面
  • 通过拖拽调整字段位置（位置独立于表单设计）
  • 按每行字段数量快速排版
  • 支持单独设置字段宽度比例
  • 点击【重置】将字段恢复为原始状态，已有的隐藏和排序设置将清除
  • 系统字段不支持公开：成员、部门、组织角色等无法对外显示
  • 文件上传限制：单个文件最大支持 64M

配置完成后，点击【复制链接】或【下载二维码】，获取分享给填写者的公开地址。

  • 关闭公开表单：将无法通过链接或二维码提交数据
  • 重新生成链接：之前的链接将失效，已收集的数据保留

数据收集限制配置​

在表单设置中配置填写限制条件，如填写人群、填写时段、收集数量、次数限制、密码、验证方式等。

限制填写人群​

  • 所有人：无需登录即可填写
  • 平台用户：仅已注册 HAP 的用户可填写（打开链接需登录）
  • 本组织用户：需加入当前组织的用户可填写（打开链接需登录）

限制填写时间​

设置时间段，仅在该段内允许提交数据。超出时间范围时页面显示提示。

倒计时显示：勾选【显示倒计时】后显示将于 3 天 2 时 17 秒后结束收集；不勾选时显示将于 2023-08-10 20:00 截止。

按时段限制​

按月份、日期、周几、时分等范围指定可填写的时段。

两种方式可同时使用

页面提示效果示例：

限制收集数量​

设置收集数据的上限。达到上限后表单停止收集。仅统计公开收集的数据，不包含应用内直接创建的记录。

提交页面提示：

管理员可在配置页面查看收集进度：

限制每个人的填写次数​

支持按天、周、月、年限制每个填写者的提交次数。默认无限制。

对于所有人可填且未收集微信信息的表单，系统根据设备缓存识别限制；若填写者是平台登录用户或已收集微信信息，则基于身份限制。

设置填写密码​

默认随机生成四位数密码，支持自定义修改。填写者打开链接后需先输入密码才能访问表单。

在填写前显示说明​

配置填写前向用户展示的说明内容。

填写者看到的效果：

手机号和图形验证​

为防止恶意刷数据，支持两种验证方式：

手机号短信验证​

若表单包含手机号字段，启用此验证后，填写者需输入并验证手机号才能提交。签名可修改。

图形验证​

提交时通过拼图验证，完成后正式提交。

两种验证同时启用时：先完成手机号验证，再进行图形验证。即使启用手机号验证，若表单未填手机号，则跳过该验证。

缓存填写数据​

支持缓存未提交内容和已提交数据，提高重复填写效率。此功能基于浏览器缓存，清空浏览器缓存后数据将清除。

  • 缓存未提交内容：编辑后离开页面，再次打开链接时自动填充已填项
  • 缓存已提交数据：若需多次填写相似内容，启用后每次打开都自动填充上次提交的数据，仅需修改部分内容即可提交。支持仅缓存指定字段
提示

若字段设置了默认值，缓存数据会覆盖默认值。

微信中填写​

在微信中打开链接填写表单时，可获取填写者的 OpenID、微信昵称和头像。支持自定义微信分享卡片样式。

收集微信用户信息​

获取方式​

需通过微信服务号获取用户信息，可使用 HAP 官方服务号或贵司已绑定的服务号。

  • 静默获取（无需手动授权）：仅获取 OpenID
  • 授权获取（需手动授权）：获取 OpenID、昵称、头像
  • 被选中存储微信信息的字段不会在填写页面显示

使用贵司绑定的服务号仅支持静默获取 OpenID。

需要手动授权时的操作效果：

仅在微信中填写​

启用此选项后，链接仅能在微信中打开，其他 APP 打开时会显示提示并禁止填写。

微信分享卡片样式​

在微信内分享表单时，可自定义分享卡片的标题、描述、图标。朋友圈卡片仅显示标题和图标。

分享效果示例（仅在微信扫码打开的链接分享时生效）：

识别填写者身份​

启用收集微信信息或设置平台/本组织用户填写限制时，系统可识别填写者身份，获取其历史提交内容。支持自动填充或允许查看、修改上次提交的数据。

提交成功回执​

配置提交成功后显示的内容：提交确认文字、后续操作说明、跳转链接等。支持使用字段动态值，根据提交数据动态生成回执内容。

效果示例：

提交来源追踪​

扩展参数标记来源​

为链接添加扩展参数，将来源信息自动记录到指定字段。

例如：表单将通过百度、头条、微信三个渠道发布，生成三个对应的专属链接，使用【来源】字段记录数据来源。

输入渠道名称后点击【生成地址】，生成该渠道的专属链接和二维码。提交后效果：

被选为记录扩展值的字段不会在填报页面显示。

来源参数支持手动拼接或自动拼接，无需使用【生成地址】生成的链接也能正常获取参数。

例如生成的链接格式：

  • https://www.xxx.com/form/66cxxxxxxxxxxxx846c?source=weixin
  • https://www.xxx.com/form/66cxxxxxxxxxxxx846c?source=toutiao
  • https://www.xxx.com/form/66cxxxxxxxxxxxx846c?source=baidu

直接修改 source= 后的参数值也能生效：

https://www.xxx.com/form/66cxxxxxxxxxxxx846c?source=weibo

工作流也支持自动拼接，参数值选择动态字段（记录 ID、手机号等），即可生成可追溯的公开链接。

提取 URL 中的扩展参数​

未提交记录时，其他字段可通过自定义函数获取链接中的扩展值。详情参考

记录设备信息​

自动将填写者的 IP 地址、浏览器、设备类型、操作系统存储到指定字段（文本类型）。若无合适字段，点击【+新建文本字段】直接创建。

被选为记录设备信息的字段不会在填报页面显示。

嵌入到其他系统​

通过嵌入 HTML 代码，将公开表单无缝集成到其他系统。

获取嵌入代码路径：【扩展功能】 > 【公开表单】 > 【表单设置】 > 【发布设置】 > 【嵌入】

嵌入前可进行以下设置以保持页面整洁：

  • 隐藏不必要元素（标题、LOGO、表单边框、说明）
  • 设置【提交】按钮位置（左对齐、居中、右对齐）

完成配置后，相关参数自动写入嵌入代码，复制后即可在其他系统中使用。

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