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節點 - 啟動審核工作流

一. 設定審核流程​

情境：申請人提出1000元以下的付款請求，僅需部門主管核准；支付金額大於或等於1000元時，仍需經總經理核准。核准後將副本發送給申請人的主管。

1. 建立工作表觸發的工作流​

2. 新增【發起審核流程】節點​

選擇[建立新工作流] 。

從已有的審核流程複製是指：從其他流程複製已經設定好的審核流程，複製之後只需重新選擇審核物件和審核人即可。

3. 審核流程基本設定​

這包括：

  • 審核流程的名稱。
  • 待審核的資料物件，也就是要審核哪筆資料。
  • 由誰發起核准，通常是資料的創建者或觸發流程的使用者。
  • 設定是否允許發起人撤回操作。
  • 3種自動審核場景。

整個【發起審核流程】節點可以看作一個節點塊或子流程，其中可以添加【審核】、【填寫】、【副本】等其他節點，共同構成審核流程，最終得到審核結果（通過、拒絕、撤回、暫停）。

4. 新增第一審核人：部門負責人​

在流程中新增【審核】 ，並在核准時設定審核人及相關設定。

有關審核的更多詳細資訊。

您也可以在審核流程中新增其他節點：

  • 手動處理節點，如【審核】、【填寫】、【副本】
  • 條件分支
  • 資料處理節點

5. 新增【條件分支】，允許不同的審核人不同的付款金額​

當付款金額大於1000元時，需要總經理核准，因此需要添加分支節點。

6. 金額大於1000元的分行設定總經理核准​

7. 根據審核結果設定不同的動作​

審核結果分支只能在【審核】節點後面新增並顯示。

8. 完善節點和流程名稱並發佈工作流​

9. 提交付款資料測試審核流程​

二.如何在工作表中查看和處理審核流程​

視圖中可以直接顯示目前核准的狀態、審核人、流程圖。您可以在查看資料時查看流程狀態，或進行審核。如下圖所示：

1. 在工作表啟用審核系統欄位和流程​

進入工作表中的【表單設定】(Form settings)> 【功能開關】(Function switch)，開啟【系統欄位】和【審核流轉詳情】。

系統審核欄位包括視圖上顯示的工作流名稱、狀態、節點負責人、節點啟動時間、剩餘時間、發起人、發起時間等。

您也可以在首次發佈審核工作流時啟用這些欄位。

2. 在表格視圖中顯示審核系統欄位​

在視圖的設定頁面上，啟用已核准的系統欄位。

設定完成後，可以在工作表中查看和處理核准。

這些系統欄位不能透過工作流修改，也不能手動更改；它們僅透過核准操作自動更改。

3. 審核流程狀態中有哪些？​

狀態包括進行中、通過、拒絕和暫停。

但在工作表檢視中，對於正在進行的工作流，會顯示目前審核節點的名稱，以便清晰顯示工作流的進度。

例如，第一個審核節點的名稱為【主管核准】，第二個核准節點的名稱為【總經理核准】。當主管或總經理審核時，“狀態”欄會顯示“主管審核”或“總經理審核”，不會顯示“進行中”。

設定審核流程：

工作流狀態：

三．【發起審核流程】節點設定說明​

1. 修改發起審核節點的名稱​

此名稱顯示在審核流程清單、通知訊息、列印等。

2. 設定發起審核的資料物件​

選擇需要審核的資料。您可以選擇代表資料的前一個節點。

3. 發起人設定​

如下圖所示，審核流程的發起人不一定是主資料的觸發者，前面提到，【發起審核流程】可以認為是一個子流程(subflow)，所以發起人就是觸發子流程的使用者。

  • 選擇發起人 發起人可以從審核的資料中選擇一個人員
  • 允許發起人撤回 如果勾選，發起人可以撤回操作，終止核准。 也可以設定為，經XX核准後，不允許撤回操作。如果不選中，只要流程尚未結束，發起人就可以撤回操作。
  • 允許發起人催辦 如果勾選，發起人可以點選【催辦】按鈕，提醒目前審核人盡快處理。

如何撤回/提醒

  • 發起人可以在審核卡中開啟資料進行操作。
  • 發起人也可以進入【待辦事項】> 【我發起的】。

4. 發起人為空時的處理方式​

對於發起人，您可以選擇一個人員欄位，或者發起人也可以為空，在這種情況下，您可以設定流程繼續或結束的方式。

  • 自動進入下一個節點
  • 由流程擁有者代理
  • 由指定人員代理
  • 結束

5. 當審核人/填寫人為空​

這裡為審核流程中特定的【審核】節點或【填寫】節點設定預設的處理方式。如果在【審核】或【填寫】節點中也設定了審核人或填寫人為空的處理方式，則以這兩個節點中的設定為準，如果該節點中沒有設定，則以此處的設定為準佔上風。

6. 審核流程的擁有者​

如前所述，【發起審核流程】是一個獨立的流程，您可以設定該流程的擁有者。

當發起人、核准人或填寫人為空時，可以將流程擁有者指派給流程。

7. 自動審核​

  • 1）發起人無須審核自動通過 如果發起人和審核人是同一使用者，則自動通過。如果沒有勾選，則需要得到發起人的核准。
  • 2）已審核過的審核人自動通過 如果流程中有多個節點，且審核節點1和審核節點4中的審核人為同一使用者，則在審核節點3中傳遞後，可以在審核節點4中自動審核。
  • 3）驗證審核人記錄的可見權限 這主要是針對上面兩種場景。 勾選後，會驗證審核人在工作表中是否有查看權限，如果沒有權限，則不能查看記錄內容，也不能審核，但可以"轉交給流程擁有者處理"。批量操作不受此設定影響，審批人始終可以進行審批操作。 不勾選，根據審核節點的欄位設定，審核人可以進行查看和審核操作。

四、退回給發起人時自動跟新資料​

審核時，審核人可以回傳給發起人，也可以回傳給先前的一位審核人，如果傳回給發起人，可以自動修改部分欄位的內容，例如狀態改為「已退回」。

如果資料回傳審核人時需要修改，則需要在審核節點進行設定。

五、如何取得審核人的操作明細​

如果您需要在工作表的欄位中顯示核准明細，在【發起審核流程】中，支援取得審核明細並將其寫入子表單或關聯的工作表中。

1. 在付款審核工作表中建立子表單/關聯​

2. 在【啟動審核流程】節點​

審核操作詳情包括以下欄位：

  • 節點名稱：各審核節點自訂名稱
  • 操作物件ID：已核准資料的資料ID
  • 操作員：目前審核人
  • 進入時間：進入審核節點的時間
  • 操作時間：目前審核人的審核時間
  • 操作：審核結果（通過/拒絕）
  • 備註：評論
  • 簽名

透過【發起審核流程】設定的審核流程，無需單獨取得每個審核節點的操作詳情。

3. 效果​

• 或簽：指寫入實際執行人的那條（注意：或簽時可以加簽，因此新增的時候可能不止1條）

• 會簽：按照審核人數量全部寫入，包括無需審核的負責人（按比例通過時）

• 逐級審核：每級審核完成後進行新增。

六、工作流中如何使用審核流程的審核結果​

核准結果包括通過、拒絕、召回和終止。

審核流程完成後，您可以根據需要根據審核結果設定分支。

添加的分支節點要在[發起審核流程]節點外添加。

七、如何設定並行審核流程​

在審核流程中，可以新增兩種類型的分支流程：唯一分支和並行分支。

唯一分支：依照從左到右的順序，只執行第一個符合的分支。

並行分支：同時執行所有滿足條件的分支，當所有分支執行完畢後繼續執行後續節點。當任何一個分支被拒絕時，整個過程都會被拒絕。

例如，一份合約提交後，需要同時得到財務、法務、行政人員的審核，此時可以選擇並行分支。

新建立的分支預設是獨佔的，點選 變更為並行分支(Parallel Branch)。

對於並行審核，在查看流程時會同時出現對應的審核卡。

八、審核流程管理​

應用中透過【發起審核流程】節點設定的流程也分類在審核流程中，您可以在其中查看審核流程的詳細資訊和執行歷史資料。

九、如何複製現有審核流程​

有時，不同的業務審核，審核人及審核流程也可能相同，因此如果已經設定了相同結構的審核流程，直接複製使用即可。

  • 複製的流程是新的審核流程。
  • 複製流程並沒有複製已核准資料的資料，需要重新設定，例如選擇的人員欄位。
  • 您可以從其他應用程式複製流程。

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