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公開表單

如果工作表對公眾可見，非內部申請成員無需登入即可提交資料，而是透過公共連結或掃碼提交資料。

一、應用範例​

  • 收集註冊資訊、問捲和客戶滿意度調查。
  • 如果工作表表單對公眾可見，使用者可以點擊連結提交表單。

二、基本設定​

範例​

創建註冊工作表並將資料填寫連結或二維碼分享給公眾，外部使用者可以在其中提交資料。

1. 進入公開表單​

設定工作表中的欄位後，前往【公開發佈】 > 【公開表單】 > 【啟用】 。

2. 設定公共表單​

  1. 設定主題背景

  2. 上傳公司LOGO

  3. 設定公共表單的標題

    預設為工作表名稱，可以修改。如果修改了，如果工作表名稱發生更改，則不再在此處更新。

  4. 新增公共表單的描述

  5. 【提交】按鈕

    按鈕預設為【提交】，可以修改為【儲存】等。

設定完成後，點選右上角的【預覽】按鈕即可查看。

3. 新增目標欄位​

  • 並非工作表中的所有欄位都需要對公眾可見，您可以選擇新增所需的欄位。
  • 您可以拖放來調整欄位的排列，不一定與工作表一致。
  • 點選【重置公用表單欄位】可以將表單恢復到原始狀態。隱藏欄位和排列不再有效。
  • 有些欄位對公眾不可見，例如成員、部門、組織角色等。
  • 如果使用者要以公開形式上傳文件，則每個文件不能超過64M。

4. 取得連結或二維碼​

設定表格後，您可以取得並分享連結和二維碼。

5. 關閉/重置連結​

  • 關閉公開表單後，使用者將無法透過連結或二維碼提交資料。
  • 重新產生連結後，先前的連結將不再有效。

三、發佈設定​

在資料收集時，可以設定一些必要的限制，例如使用者可以提交資料的期限、使用者可以填寫表格的次數、是否需要密碼、目標使用者等。

1. 公眾表單​

  • 所有使用者： 對使用者沒有限制，無需登入即可填寫。
  • 平台使用者：只有註冊的使用者才能填寫表格。
  • 組織使用者：已註冊並加入目前組織的使用者只能填寫該表格。

若選擇【平台使用者】或【組織使用者】，使用者需要登入。

2. 使用者可以提交表單​

有兩種方法可以限制使用者在指定時間內提交資料。

  • 連結的開始/停止時間

    • 您可以設定一個時間段，在此期間資料只能正常提交。
    • 早於或遲於該時段的提交均不被允許，並將在頁面上提示。
    • 若勾選【顯示倒數】 ，則顯示為【3天2小時17秒後結束】；若不勾選，則顯示為【收藏將於2023-08-10 20:00結束】。

  • 設定填寫時間段

    您可以按月、日、星期、小時、分鐘等設定使用者可以填寫表單的時間段。

以上兩種方法可以一起設定。

效果：

3. 限制收集數量上限​

設定上限，當收集數量達到設定上限時停止資料收集。

這裡的數字是公開收集的數量，不包括應用內創建的資料數量。

提交頁面也會有提示：

應用管理員可以在表單設定頁面上查看集合。

4. 限制使用者填寫表格的次數​

您可以選擇【無限制】 （關閉）、【僅一次】或【每天一次】 。

5. 按密碼填寫​

預設產生四位隨機密碼，可自訂。

設定密碼後，使用者必須輸入密碼才能看到填寫頁面。

6. 提交前驗證​

提交前有兩種類型的驗證可以打開，以防止惡意資料清理：

  • 簡訊驗證

    如果使用者在表單中填寫電話號碼，則需要簡訊驗證碼。

    只有輸入正確的驗證碼後，使用者才能提交表單。

  • 圖形驗證

    提交的時候有圖形驗證。使用者只有在完成拼圖後才能提交表單。

注意事項：

  • 如果兩者都啟用，則先進行簡訊驗證，然後進行圖形驗證。
  • 即使開啟簡訊驗證，如果不填寫電話號碼，也不會進行驗證。

四、緩存填寫的資料​

  • 緩存未提交的資料

    當使用者開啟連結並填寫了一些資料但未提交就離開頁面時，如果開啟【緩存未提交的內容以便下次自動填寫】

    這是一個與瀏覽器相關的功能。清除瀏覽器緩存後，這裡的緩存資料也會被清除。

  • 緩存最後提交的資料

    如果使用者需要多次填寫資料，且大部分內容相同，可以啟用【緩存本地填寫資料以便下次自動填寫】，這樣使用者每次開啟表單時，都會使用已經填寫的資料。填寫，使用者只需修改部分內容即可。使用者可以緩存指定欄位的內容。

    這是一個與瀏覽器相關的功能。清除瀏覽器緩存後，這裡的緩存資料也會被清除。

五、增強功能​

當開啟【平台使用者】或【組織使用者】時，可以辨識目前填充者的身份，進而取得其上次提交的內容。取得後可以自動填寫表單，或允許使用者查看或修改上次提交的內容。

  • 從填充器中檢索最後提交的內容並自動填充

    它可以自動將獲取的內容填入指定欄位中。

  • 提交後允許查看/修改

六、表格填寫收據​

您可以在此處設定提示文字或提交表單後所需的操作。支援富文本。

提交後：

七、來源參數和設備資訊​

1. 擴充參數​

您可以將擴充參數新增至連結並將其儲存在工作表（文字欄位）中。

2. 設備資訊​

您可以將使用者的 IP 位址、瀏覽器、裝置和作業系統資料到工作表（文字欄位）。如果表單中沒有合適的欄位，可以點選【+新建文字欄位】進行創建。

提交資料後，所取得的設備資訊會自動寫入所選欄位。

填寫頁面不會顯示選擇資料設備資訊的欄位。

八、嵌入HTML​

它需要研發人員的參與，將頁面嵌入到您的其他網站中。

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